Nguyên Tắc 5W1H Trong Quy Trình Phân Tích Công Việc

Chúng ta luôn mong muốn có thể hoàn thành công việc một cách tối ưu nhất, nhưng lại vướng mắc trong quy trình phân tích công việc. Chìa khóa để giải đáp vướng mắc trên là áp dụng tốt nguyên tắc 5W1H.

Làm sao để xây dựng quy trình phân tích công việc hiệu quả?

• Bạn đang không biết bắt đầu ngày làm việc mới từ đâu và khi nào giữa bộn bề công việc?
• Bạn đang không biết sắp xếp công việc như thế nào hợp lý, tối ưu?
• Việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau?
• Công việc nào nên ưu tiên? Giải quyết công việc đó vào giờ nào là hợp lý?
• Bạn muốn hoàn thành tốt công việc nhưng luôn bị các công việc khác chen ngang làm ảnh hưởng.
•   V.v…

Nếu bạn đang rơi vào tình trạng này nghĩa là bạn chưa có kỹ năng tốt trong lập quy trình phân tích công việc. Khi đó, chìa khóa để giải đáp các nguyên nhân khiến công việc của bạn chưa tốt đó là áp dụng nguyên tắc 5W1H.

Xây dựng quy trình phân tích công việc

Đây có thể nói là xương sống cơ bản trong việc lập kế hoạch công việc. Nó giúp bạn xác định mục tiêu của công việc, xây dựng kế hoạch làm việc và quan trọng còn định hướng được bạn cần làm những gì để thực hiện công việc đó.

Áp dụng nguyên tắc 5W1H trong quy trình công việc

Nguyên tắc này gồm có: Who, What, When, Where, Why, How

Để có thể đưa ra một quy trình công việc hàng hàng chi tiết, những người nhân viên chuyên nghiệp họ phải xác định được họ nên làm gì (What), Tại sao phải làm vậy (Why), Ai làm (Who), Làm khi nào (When), Làm ở đâu (Where) và Làm như thế nào (How).

Phương pháp 5W1H

Thông thường sẽ theo trình tự:

             –   Xác định mục tiêu cần thực hiện 1W (Why)

             –   Đưa ra nội dung của công việc đó 1W (What)

             –   Xác định 3W (Where, When, Who)

             –   Định hướng cách thức thực hiện công việc 1H (How).

1. Xác định mục tiêu, công việc cần thực hiện (Why)

Khi bắt tay vào làm công việc của một ngày mới, một dự án bất kỳ, điều đầu tiên bạn hãy tự trả lời được cho mình việc:

–          Tại sao bạn phải thực hiện công việc này

–          Công việc này mang lại hiệu quả như thế nào đối với công ty, phòng ban cũng như bản thân bạn.

–          Nếu không nghiêm túc thực hiện sẽ để lại ảnh hưởng gì?

Xác định mục tiêu công việc cần thực hiện

Nói một cách dễ hiểu, trả lời cho nội dung câu hỏi WHY chính là bước xác định mục tiêu, yêu cầu công việc để bạn luôn hướng về mục tiêu và đánh giá được hiệu quả cuối cùng.

2. Xác định nội dung công việc cần làm (What)

Sau khi vạch rõ mục tiêu phấn đấu của bạn thân, hãy bắt đầu từ việc xác định công việc cần làm hàng ngày là gì:

–          Lên kế hoạch công việc cần làm trong ngày là gì (What)?

–          Các bước để thực hiện công việc đó

3. Xác định 3W

Tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp, từng công việc mà mỗi người khi lập quy trình công việc sẽ có những câu trả lời khác nhau cho phần này.

Where: Xác định công việc cần làm sẽ được thực hiện ở đâu? Hay giao hàng tại địa điểm nào?

When: Xác định thời gian thực hiện công việc:

       –  Trước hết, cần xác định mức độ khẩn cấp, quan trọng của từng công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự: Công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp.

       –  Xác định thời gian thwujc hiện từng công việc: khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc.

Who: Xác định người thực hiện công việc đó là ai? Những người theo dõi, hỗ trợ công việc đó cùng là những ai? Ai là người chịu trách nhiệm chính?

4. Xác định cách thức thực hiện (How)

Cuối cùng, người lập kế hoạch cần đưa ra chi tiết cách thức để thực hiện công việc đó.

Để chi tiết hơn, bạn phải xác định:

• Từng bước thực hiện công việc ra sao? Cần những tài liệu hướng dẫn là gì?
• Tiêu chuẩn công việc là gì?
• Cách thức vận hành như thế nào?

Xác định cách thức thực hiện

Trên đây là nguyên tắc 5W1H được nhiều nhân viên chuyên nghiệp, quản lý, lãnh đạo tài ba thường áp dụng thành công khi lập quy trình phân tích công việc của họ. Hiện nay, phần mềm “Quản lý công việc” của Bách Khoa hỗ trợ các nhà quản lý, nhân viên doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch công việc hàng ngày một cách hiệu quả và tối ưu.

>>> Tìm hiểu chi tiết phần mềm ưu việt này TẠI ĐÂY